Heiraten – das schönste Ereignis im Leben eines jeden Menschen. Und dieses Ereignis sollte auch in der schönsten Jahreszeit stattfinden, für die meisten Menschen ist das der Sommer. Wer möchte schließlich nicht seinen Hochzeitstag bei strahlendem Sonnenschein und angenehmer Wärme begehen? Kein Wunder also, dass in Deutschland besonders viele Sommerhochzeiten stattfinden. Worauf man bei der Planung eines solchen Events achten sollte, zeigen wir hier.
Welche Location auswählen?
Sobald der Hochzeitstermin feststeht, stellt sich die Frage nach der passenden Location für die Hochzeitsfeier. Die nächste Frage ist dann, ob zu dem genannten Termin die Wunsch-Örtlichkeit noch zur Verfügung steht. Für den Fall, dass diese bereits ausgebucht sein sollte, sollte man noch weitere mögliche Lokalitäten in petto haben.
Dabei ist es wichtig, einen Raum zu finden, der zur geplanten Feier passt. Das kann ein Restaurant mit Saal, ein einfacher Veranstaltungsraum, aber auch ein Hochzeitshotel sein. Im Sommer bietet es sich zudem an, auf einer Freiluftterrasse zu feiern. Fällt die Wahl auf Letztere, sollte auf jeden Fall darauf geachtet werden, dass bequeme Gastronomie Terrassenstühle zur Verfügung stehen, da eine solche Feier erfahrungsgemäß einige Stunden dauert. Für die Gäste sollten also nicht gerade einfache Bierzeltbänke vorgesehen werden.
Ist eine Location gefunden? Super, dann sollte man dem Wirt mitteilen, wie viele Hochzeitsgäste teilnehmen werden. Auf zwei bis drei Gäste mehr oder weniger kommt es dabei nicht an – man sollte jedoch generell lieber etwas großzügiger als zu knapp planen.
Zur Location möchten wir noch einige wichtige Tipps geben:
Der normale Gastraum eines Restaurants oder Hotels ist für eine Hochzeitsfeier eher ungeeignet. Es sollte also zumindest ein abgetrennter Nebenraum zur Verfügung stehen. Bei größeren Festen mit Unterhaltung und Tanz sollte am besten ein großer Saal oder die ganze Lokalität gemietet werden.
Wichtig ist, gemeinsam mit dem Gastronomen einen detaillierten Zeitplan zu erstellen. Dieser sollte genaue Angaben dazu enthalten, wann das Brautpaar und die Hochzeitsgäste ankommen werden, wann die einzelnen Gänge des Hochzeitsmenüs serviert werden sollen und wann in etwa die Veranstaltung endet. So kann dafür gesorgt werden, dass alles reibungslos abläuft und keine lästigen Pausen entstehen.
Weiterhin sollten folgende Fragen geklärt werden:
- Wie sollen die Tische gestellt werden und welche Sitzordnung ergibt sich daraus? Wichtig: Die Eltern des Brautpaares sollten neben den Brautleuten sitzen. Wenn der Tisch der frisch Vermählten groß genug ist, können auch weitere nahe Verwandte dort Platz finden.
- Wer sorgt für die Tischdekoration? Welche Farben haben die Servietten und Tischdecken des Hauses? Stellt das Haus auch Kerzenleuchter zur Verfügung? Wie sehen diese aus, werden sie extra berechnet?
- Werden die Servicemitarbeiter beispielsweise ab Mitternacht gesondert berechnet? Wie viel Personal steht generell ausschließlich für die Hochzeitsfeier zur Verfügung?
- Fällt noch eine Raummiete oder Ähnliches an, z. B. für Nebenräume?
- Welche Beleuchtung ist in der Location vorhanden? Besteht die Möglichkeit, die Beleuchtung im Verlauf der Veranstaltung zu ändern – wenn beispielsweise nach dem Essen die Tanzfläche eröffnet werden soll?
- Werden auch auswärtige Gäste erwartet, sollte man festlegen, wie viele Gäste direkt im Haus untergebracht werden können oder ob es in der Nähe ein empfehlenswertes Hotel oder eine Pension zur Unterbringung gibt.
- Ein Kostenvoranschlag für die gesamte Veranstaltung sollte selbstverständlich sein. Zudem ist es wichtig abzuklären, ob eine Anzahlung notwendig ist und wann nach der Hochzeit der Rest der Gesamtsumme bezahlt werden muss.
Die Zeitplanung
Wichtig ist, die Location und ihre Ausstattung mit genügend Vorlauf in „trockene Tücher“ zu bringen. Sowohl das Brautpaar als auch die Gäste und natürlich der Gastronom müssen sich auf die Veranstaltung einstellen können. Daher sollte der Vorlauf im Idealfall etwa sechs Monate betragen – je länger, desto besser! Schließlich sind gerade die Sommermonate besonders beliebt für Hochzeiten, viele Locations sind daher an den Wochenenden bereits über Monate im Voraus ausgebucht.