Sieht man einmal von Behörden und sonstigen staatlichen Einrichtungen ab, hat die Digitalisierung in Deutschland innerhalb der letzten Jahre einen rasanten Aufschwung erlebt. Mittlerweile ist sie auch in vielen nordrhein-westfälischen Unternehmen zu einem integralen Bestandteil fast aller Geschäftsprozesse geworden. Eine wichtige Komponente dieser Entwicklung ist die Einführung elektronischer Rechnungen, kurz: E-Rechnungen.
Sie können sich noch nichts unter einer E-Rechnung vorstellen? Dann erhalten Sie in diesem Ratgeber viele Informationen dazu, was die E-Rechnung auszeichnet und wie sie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen vorantreibt.
Was versteht man unter einer E-Rechnung?
Als E-Rechnung wird eine elektronisch übermittelte Rechnung bezeichnet, die im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen keine physische Form hat. Stattdessen erfolgt die Übermittlung der Rechnungsdaten in einem digitalen Format, das von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden kann. Dies ermöglicht einen schnelleren sowie effizienteren Versand und Empfang von Rechnungen, da sie u. a. automatisch in entsprechende Buchhaltungssysteme integriert werden können.
Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es zur E-Rechnung?
Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung unterscheiden sich von Land zu Land, da sie von den jeweiligen nationalen Gesetzgebern festgelegt werden. Es gibt jedoch einige gemeinsame Merkmale und Regularien:
EU-Richtlinie 2014/55/EU
Die Europäische Union hat bereits vor einigen Jahren eine Richtlinie erlassen, welche die Verwendung von E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen fördern soll. Diese Richtlinie verpflichtet alle Mitgliedstaaten dazu, dass ihre öffentlichen Auftraggeber E-Rechnungen empfangen sowie verarbeiten können.
Nationale E-Rechnungsgesetze
Viele Länder haben darüber hinaus nationale Gesetze und/oder Verordnungen erlassen, welche die Verwendung von E-Rechnungen in verschiedenen Branchen und Bereichen regeln sollen. Diese Gesetze regeln insbesondere die jeweiligen Anforderungen an das Format, die Signatur, die Archivierung und den Austausch von E-Rechnungen. Zudem enthalten die nationalen Gesetze oft Bestimmungen zur Sicherheit und zum Schutz personenbezogener Daten, z. B. zur Verwendung von elektronischen Signaturen oder zu Verschlüsselungstechnologien.
Standardisierte Formate
In einigen Ländern sind standardisierte E-Rechnungsformate vorgeschrieben, um die Kompatibilität mit verschiedenen Systemen zu gewährleisten. Beispiele für solche Formate sind XRechnung in Deutschland, ZUGFeRD in Deutschland und Österreich sowie UBL (Universal Business Language) in diversen Ländern.
Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen
In einigen Ländern sind Unternehmen und Organisationen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen von ihren Lieferanten anzunehmen und zu verarbeiten, hauptsächlich, wenn es sich um öffentliche Auftraggeber handelt.
Zeitrahmen und Umsetzungsfristen
Gesetzliche Vorgaben können auch Zeitrahmen und Fristen für die Umstellung auf E-Rechnungen beinhalten, um dafür zu sorgen, dass Unternehmen und öffentliche Einrichtungen die erforderlichen Anpassungen zeitnah vornehmen.
Wichtig ist: Als Unternehmen bzw. Zuständiger sollten Sie sich laufend über die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen und Vorgaben im jeweiligen Markt informieren. Werden Fristen vorgegeben, sollten diese unbedingt eingehalten werden, um rechtliche Konsequenzen samt entsprechender finanzieller Belastungen zu vermeiden.
Diese Vorteile bietet die E-Rechnung einem Unternehmen
Der Einsatz von E-Rechnungen bringt Unternehmen eine erhebliche Effizienzsteigerung in den Buchhaltungs- und Rechnungsprozessen. Im Gegensatz zu papierbasierten Rechnungen müssen E-Rechnungen nicht manuell erfasst und bearbeitet werden. Stattdessen können die Daten direkt in die Buchhaltungssoftware übertragen werden, was Zeit und Ressourcen einspart.
Ein weiterer Vorteil ist die Minimierung menschlicher Fehler. Da E-Rechnungen automatisch verarbeitet werden, reduziert sich das Risiko z. B. von Dateneingabefehlern erheblich. Darüber hinaus erleichtert die E-Rechnung die Nachverfolgung von Zahlungen. Unternehmen können den Status der Rechnungen in Echtzeit verfolgen, was auch die Liquiditätsplanung erleichtert. Das ist besonders wichtig für kleinere Unternehmen, die von pünktlichen Zahlungen abhängig sind.
Thema Kosteneinsparungen: Die Umstellung auf E-Rechnungen reduziert die Kosten für Papier, Druck und Versand und trägt damit nicht nur zur Senkung der operativen Ausgaben bei, sondern auch zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks des Unternehmens. Somit ergibt sich ein nicht zu vernachlässigender Vorteil in Form einer verbesserten Umweltbilanz. Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse reduziert den Bedarf an Papier und damit den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens. Dies wiederum trägt zu mehr Nachhaltigkeit und Umweltschutz bei.
Und schließlich fördert die E-Rechnung die Transparenz und den schnellen Informationsaustausch zwischen Unternehmen und ihren Geschäftspartnern. Die elektronische Übermittlung von Rechnungen ermöglicht eine schnellere Kommunikation und beschleunigt den gesamten Abrechnungsprozess.
So trägt die E-Rechnung zur erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen bei
Die E-Rechnung ist ein Schlüssel zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, wie die Vorteile im vorangegangenen Abschnitt zeigen. Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung gestaltet sich der gesamte Abrechnungsprozess schneller und effizienter. Die Daten können leichter in andere Systeme integriert werden, dies ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten. Dies fördert wiederum die Transparenz und Flexibilität.
Wie wird sich die Digitalisierung in Unternehmen zukünftig entwickeln?
Die Zukunft der Digitalisierung in Unternehmen verspricht weiterhin enorme Fortschritte, die Zeitabschnitte zwischen diesen Fortschritten werden zunehmend kürzer. Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen können Prozesse noch intelligenter und autonomer gestaltet werden. Zudem kann die Einführung von Blockchain-Technologien die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit von digitalen Transaktionen verbessern.
Daraus folgt: Jedes Unternehmen sollte sich auf kontinuierliche Anpassungen und Investitionen in digitale Infrastrukturen einstellen, um mittel- und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
Fazit
Auch wenn viele Unternehmen sie zunächst mit Skepsis betrachten bzw. betrachtet haben: Die E-Rechnung ist nicht nur ein effizientes Instrument zur Reduzierung von Kosten und Arbeitsaufwand, sondern auch ein wichtiger Treiber für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglicht Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren, die Umweltauswirkungen zu minimieren und in einer zunehmend digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben.