Die Personalabteilung (neudeutsch „Human Resources“, kurz: HR genannt) ist deshalb in jedem Unternehmen so wichtig, weil sie für die Verwaltung des wertvollsten Vermögens – der Mitarbeiter – verantwortlich ist. Doch gerade hier steigen die Anforderungen an Effizienz und Effektivität kontinuierlich, daher ist die Prozessoptimierung in der Personalabteilung mittlerweile unerlässlich geworden. Durch die Rationalisierung von Prozessen können Personalabteilungen Kosten senken, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und die Gesamtproduktivität steigern. Grund genug, dass wir uns hier einmal ausführlich mit diesen Möglichkeiten beschäftigen.
Was versteht man überhaupt unter Prozessoptimierung?
Der Begriff Prozessoptimierung bezieht sich auf die Praxis, Prozesse effizienter, kostengünstiger und skalierbarer zu gestalten. Im Personalwesen bedeutet dies speziell die Verbesserung von Personalbeschaffung, Onboarding, Schulung, Leistungsmanagement und anderen wichtigen Funktionen. Die Optimierung solcher Prozesse hilft Unternehmen, auf Marktveränderungen zu reagieren, die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern und die Einhaltung rechtlicher Standards zu gewährleisten. Außerdem können sich die Personalabteilungen so auf strategische Aktivitäten statt auf administrative Aufgaben konzentrieren.
Schlüsselbereiche für die Prozessoptimierung im Personalbereich
- Mittels „Applicant Tracking Systems“ (deutsch: Bewerbermanagementsysteme) können Stellenausschreibungen, Überprüfungen von Lebensläufen und die Planung von Vorstellungsgesprächen automatisiert werden. Dies verkürzt die Zeit bis zur Einstellung und sorgt für mehr Zufriedenheit bei den Bewerbern.
- Durch das Implementieren von datengestützten Ansätzen lassen sich die effektivsten Rekrutierungskanäle identifizieren und damit der Erfolg der Bewerber vorhersagen.
- Prozessoptimierung verbessert die Kommunikations- und Feedbackprozesse, um die Erfahrung der Bewerber zu verbessern und eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen.
- Digitale Plattformen zur Bereitstellung von Onboarding-Materialien und zum Ausfüllen der erforderlichen Unterlagen gewährleistet ein einheitliches und effizientes Onboarding.
- Mit Mentoring-Programmen können sich neue Mitarbeiter schnell eingewöhnen und unterstützt fühlen.
- Von jährlichen Beurteilungen zu kontinuierlichem Leistungsfeedback übergehen – das gelingt mit einer Software für das Leistungsmanagement, mit der die Fortschritte der Mitarbeiter ständig verfolgt und bewertet werden können.
- E-Learning-Systeme helfen dabei, flexible und skalierbare Schulungslösungen anzubieten. So können die Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo lernen und jederzeit auf Ressourcen zugreifen. Dabei helfen auch individualisierte Lernpläne, die auf den Rollen, Fähigkeiten und Karrierewünschen der Mitarbeiter basieren.
- Mit speziellen Prozessen kann es Mitarbeitern ermöglicht werden, ihre eigenen Gehaltsabrechnungs- und Sozialleistungsdaten über Selbstbedienungsportale zu verwalten. Angenehmer Nebeneffekt: Verwaltungsaufwand und Fehler werden reduziert. Ebenso lassen sich automatisierte Systeme dazu nutzen, eine fehlerfreie und fristgerechte Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten und so die Risiken hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften gering zu halten.
Die Prozessoptimierung umsetzen und implementieren
Der Einsatz geeigneter Technologie ist für die Optimierung von HR-Prozessen von grundlegender Bedeutung. Spezielle Softwarelösungen können Routineaufgaben automatisieren, Analysen liefern und die Kommunikation erleichtern. Hiermit lassen sich auch viele Prozesse standardisieren, was die Konsistenz verbessert und Fehler reduziert.
Ebenfalls zu Prozessoptimierung gehören die sogenannten Lean-Prinzipien. Sie konzentrieren sich darauf, die Verschwendung von Ressourcen aller Art zu verringern und allgemein Werte zu maximieren. In der Personalabteilung bedeutet dies, dass nicht wertschöpfende Tätigkeiten identifiziert und entsprechende Prozesse gestrafft werden. Das Resultat: Unnötige Ressourcen und damit Kosten werden wirkungsvoll reduziert.
Um die Prozessoptimierung dauerhaft im Unternehmen zu verankern, sollte eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung eingeführt werden, in der Prozesse regelmäßig überprüft und optimiert werden. Dafür muss das Feedback von Mitarbeitern und Interessengruppen gewürdigt und ggf. gefördert werden, um Engpässe und verbesserungswürdige Bereiche schnell und gezielt zu ermitteln. Hierfür sollten die Mitarbeiter der Personalabteilung kontinuierlich zu neuen Technologien und bewährten Verfahren geschult werden. Dies ermutigt sie, die Initiative zu ergreifen und ständig zur Prozessverbesserung beizutragen. Entsprechende Schulungen und allgemein HR Services zur Prozessoptimierung können inhouse oder von extern organisiert werden.
Fazit
Die Prozessoptimierung in der Personalabteilung ist für eine effizientere, kostengünstigere und mitarbeiterorientierte Unternehmensausrichtung unerlässlich. Dazu zählen u. a. die Einführung neuer Technologien, die Standardisierung von Prozessen und die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. So können Personalabteilungen ihre Abläufe erheblich verbessern und zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.