Ab dem 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Das bedeutet, dass das beliebte PDF-Format für Rechnungen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr ausreicht. Dennoch bleibt PDF ein vielseitiges Dateiformat mit zahlreichen Anwendungsmöglichkeiten über das Rechnungswesen hinaus. Lernen Sie, wie Sie PDF richtig nutzen und von seinen Vorteilen profitieren können.
Die Einführung der E-Rechnung ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend sein. Die gesetzliche Grundlage für diese Umstellung wurde bereits im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen.
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen weist die E-Rechnung ein strukturiertes, maschinenlesbares Format auf. Durch die automatisierte Verarbeitung können Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse effizienter gestalten, Fehler reduzieren und Kosten einsparen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ab 2025 wird nur noch zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen (wie PDF oder JPG) unterschieden. Ein PDF-Dokument erfüllt dann nicht mehr die Anforderungen an eine vollwertige Rechnung.
Unternehmen sollten die Zeit bis zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung nutzen, um ihre internen Prozesse anzupassen und von den vielfältigen Vorteilen zu profitieren. Die Umstellung auf das neue Rechnungsformat ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, das Rechnungswesen zukunftsfähig aufzustellen.
Übergangsregelungen für die Umstellung auf E-Rechnungen
Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland erfolgt schrittweise. Während der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich Pflicht wird, gelten für den Versand unterschiedliche Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße.
Fristen für verschiedene Unternehmensgrößen
Die E-Rechnungspflicht sieht folgende Fristen vor:
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronische Rechnungen versenden.
- Für alle anderen Unternehmen gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2028.
Während der Übergangsphase vom 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2027 dürfen kleinere Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Rechnungen im PDF-Format versenden. Ab 2028 entfällt zudem die Möglichkeit, Sammelrechnungen auszustellen.
PDF richtig nutzen: weitere Anwendungsmöglichkeiten über Rechnungen hinaus
Auch wenn das PDF-Format ab 2025 für Rechnungen ausgedient hat, bleibt es in vielen anderen Bereichen unverzichtbar. Als universelles Dateiformat eignet sich PDF hervorragend für die Archivierung wichtiger Dokumente, die Erstellung von Verträgen, Präsentationen oder Werbematerialien.
Mit der richtigen Software lassen sich PDFs mühelos bearbeiten, zusammenführen und sogar Bilder in PDF umwandeln. Durch Funktionen wie Passwortschutz und digitale Signaturen können Sie Ihre PDF-Dokumente zusätzlich absichern und die Echtheit der Herkunft garantieren.
PDF als universelles Dateiformat
Die Vielseitigkeit von PDF macht es zu einem unverzichtbaren Werkzeug in vielen Unternehmensbereichen. Einige der Vorteile von PDF sind:
- Plattformunabhängigkeit: PDFs lassen sich auf jedem Gerät und Betriebssystem öffnen und anzeigen.
- Layouttreue: Das Erscheinungsbild eines PDF-Dokuments bleibt unabhängig vom Ausgabegerät immer gleich.
- Komprimierung: PDFs können Dateien komprimieren, ohne dabei an Qualität zu verlieren.
Bilder in PDF verwandeln
Bilder in ein PDF zu konvertieren, bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere wenn mehrere Bilder in einer einzigen Datei zusammengefasst werden sollen. Mit entsprechender Software oder Online-Tools können Sie die Reihenfolge der Bilder individuell festlegen, ihre Ausrichtung anpassen und sogar die Größe optimieren, um eine kompakte und übersichtliche Datei zu erstellen. Diese Funktion ist ideal für Präsentationen, Portfolios oder die digitale Archivierung.
PDF zusammenfügen
Das Zusammenfügen mehrerer PDF-Dateien zu einem Dokument spart Zeit und erleichtert die Organisation. Speziell bei der Erstellung umfangreicher Berichte, Projektunterlagen oder Präsentationen sind diese Funktionen unverzichtbar. Mit Tools zur PDF-Bearbeitung können Sie Dateien nicht nur kombinieren, sondern auch Seiten neu anordnen, überflüssige Inhalte entfernen oder Lesezeichen hinzufügen. Online-Services bieten zusätzlich die Möglichkeit, Dateien direkt hochzuladen und zusammenzufügen, ohne eine Software installieren zu müssen.
PDFs mit Signatur oder Unterschrift
Das Hinzufügen einer digitalen Signatur oder Unterschrift in eine PDF-Datei ist eine sichere und effiziente Möglichkeit, Dokumente rechtsverbindlich zu machen. Mit speziellen Programmen können Sie Ihre Signatur direkt am Bildschirm erstellen oder bestehende Unterschriften als Bilddatei importieren. Diese Methode ist besonders praktisch für Vertragsabschlüsse, Freigaben oder Genehmigungen. Viele Tools bieten außerdem die Möglichkeit, Zertifikate einzubinden, um die Authentizität der Signatur zu bestätigen.
Geschützte PDF
Ein geschütztes PDF bietet zusätzlichen Schutz vor unbefugtem Zugriff oder unerwünschten Änderungen. Mit Passwortschutz lässt sich festlegen, wer ein Dokument öffnen oder bearbeiten darf. Darüber hinaus ermöglichen erweiterte Sicherheitsfunktionen, bestimmte Aktionen wie das Kopieren von Inhalten oder den Ausdruck zu unterbinden. Einige Programme bieten sogar Verschlüsselungsoptionen, die besonders sensible Informationen schützen.
Einsatzbereiche von PDF in Unternehmen
Neben der Rechnungsstellung gibt es zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten für PDF in Unternehmen:
- Archivierung: PDFs eignen sich ideal zur langfristigen Archivierung wichtiger Dokumente.
- Verträge: Durch die Möglichkeit der digitalen Signatur sind PDFs perfekt für die Erstellung und den Austausch von Verträgen geeignet.
- Marketing: Werbematerialien wie Broschüren, Flyer oder Kataloge lassen sich als PDF schnell und einfach erstellen und verbreiten.
- Vertrauliche Unterlagen: geschützte PDF bieten Schutz vor Zugriff dritter Personen auf vertrauliche Daten. Nur wer das Passwort kennt, hat Zugriff.
Fazit
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber gleichzeitig enorme Chancen zur Digitalisierung und Optimierung des Rechnungswesens.
Trotz der wachsenden Bedeutung der E-Rechnung wird das PDF-Format auch weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Als universelles Dateiformat findet es in vielen Bereichen Anwendung und bleibt für den Datenaustausch unverzichtbar.